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O que não é controlado acaba por sair a custar o dobro

Para particulares, family offices e ativos de prestígio. Colaboradores, fornecedores e prestadores de serviços. Todas as discrepâncias identificadas, todas as tentativas de fraude neutralizadas.

Os quatro pontos cegos na gestão das famílias

Existem quatro falhas que se repetem constantemente na gestão quotidiana de agregados familiares, gabinetes familiares e ativos de prestígio, muitas vezes invisíveis até que uma auditoria as venha a revelar.

Roubo interno

Pessoal doméstico, gestores de propriedades, tripulação: a proximidade e a confiança de longa data, sem um segundo par de olhos, tornam-se terreno fértil para quantidades inflacionadas, roubos, faturas fictícias e o uso indevido de bens.

Faturação excessiva por parte do fornecedor

Renovações, aviação privada, manutenção de iates, serviços de catering, adegas: mercados sem preços de referência, onde a sobrefacturação passa frequentemente despercebida, por vezes em conluio direto com o pessoal já em funções.

Falta de rigor profissional

Contratações baseadas em recomendações em vez de competências, procedimentos raramente formalizados, despesas sem controlo, quase nenhuma rastreabilidade: ninguém é claramente responsável pelo que é aprovado ou pelo que não é.

Reportagem imprecisa

As decisões estratégicas continuam, com demasiada frequência, a basear-se em dados incompletos, imprecisos ou difíceis de comparar. Os métodos de introdução de dados variam consoante os imóveis, a informação é consolidada manualmente e as lacunas só vêm à tona na altura da elaboração dos relatórios.

Por que mudar para o Tako agora?

5%

de orçamento operacional é perdido todos os anos devido a fraudes internas, uma taxa ainda mais elevada no caso de estruturas de menor dimensão, que é o que caracteriza a maioria dos family offices.

$29M

desviado de um family office por um colaborador de longa data, antes de ter sido descoberto.

100+

Os restaurantes já confiam nesse mesmo sistema, aqui aplicado às operações domésticas particulares.

Uma aplicação completa para o ajudar a gerir o seu Family Office

Fontes: ACFE, «Fraude no Local de Trabalho 2024: Um Relatório para as Nações» · Corient.

Oferecemos independência, precisão e discrição

Uma camada de controlo independente e permanente sobre os custos operacionais das suas famílias, imóveis e embarcações. Colaboradores, fornecedores e prestadores de serviços, com a mesma precisão que a Tako já aplica a mais de 100 restaurantes. Cada fatura analisada, cada anomalia assinalada, cada tentativa de fraude impedida.

Independência

Um olhar externo, sem qualquer ligação ao pessoal ou aos fornecedores atuais.

Precisão

Todas as linhas da fatura foram verificadas, todas as discrepâncias foram documentadas.

Discrição

Não serão divulgados dados para além do âmbito que definir.

A nossa abordagem em quatro fases

Uma implementação em quatro fases, concebida para se adaptar à sua realidade e não o contrário.

Gerir Family Offices com a Tako Solutions

Auditoria preliminar

Um diagnóstico completo dos processos, fornecedores, contratos e áreas de risco existentes. Nada é implementado antes de compreendermos como a vossa estrutura funciona realmente.

Configuração personalizada

Nenhuma propriedade é igual a outra: módulos, limiares de alerta e fluxos de trabalho de validação configurados em função da sua estrutura, e nunca o contrário.

Controlo contínuo

Todas as faturas e relatórios de despesas são registados, analisados e verificados de forma contínua, com o mesmo mecanismo já comprovado em mais de 100 estabelecimentos, aplicado aqui às suas operações.

Relatórios e apoio

Relatórios consolidados, precisos e regulares, concebidos para family offices, e não uma simples exportação de dados em bruto. Apoio premium com um gestor de conta dedicado.

Funcionalidades essenciais para Family Offices

O mesmo sistema que já processa milhares de faturas por mês em restaurantes, aplicado às suas operações.

Captura instantânea

Fotografia, email ou um link direto para a sua contabilidade: cada fatura é lida e estruturada em segundos, sem necessidade de introduzir novamente os dados.

Detecção de anomalias

A IA identifica duplicados, diferenças de preço invulgares e quantidades inconsistentes antes que se transformem numa perda oculta.

Avaliação comparativa de fornecedores

Uma base de comparação de preços para mercados onde não existe qualquer outra referência de preço justo.

Registo de auditoria completo

Quem aprovou o quê, quando e com base em que: rastreabilidade total, pronta a ser apresentada caso venha a ser contestada.

Fluxos de trabalho de validação

Separação digitalizada de funções entre a pessoa que faz a encomenda, a pessoa que a recebe e a pessoa que a aprova.

Relatórios consolidados

Várias propriedades, várias entidades, várias moedas: uma visão clara, pronta a apresentar.

O que mais se pode acrescentar

Para além do núcleo, alguns módulos são desenvolvidos em função da realidade de cada cliente, a pedido.

Inserção de contratos

Comparação automática entre o que é faturado e o que está previsto no contrato. Manutenção, seguros, prestadores de serviços: uma discrepância detetada em segundos, em vez de meses.

Registos por ativo

Registo de manutenção de iates, horas de voo e consumo de combustível de aeronaves, relatórios de gestão imobiliária: cada ativo é acompanhado de acordo com a sua própria lógica operacional.

Análise comparativa de preços em nichos de mercado

Uma base de comparação de preços criada especificamente para a aviação privada, a manutenção de iates, as agências de pessoal doméstico e a renovação. Mercados para os quais não existem outras referências de preços.

O que um family office ganha com a Tako

Seis capacidades que ou já existem hoje nas vossas operações, ou não.

Sem controlo

Com o Tako

Todas as faturas são verificadas automaticamente

Anomalias e tentativas de fraude detetadas em tempo real

Relatórios consolidados de várias propriedades

Fluxo de trabalho de validação independente (encomenda, receção e aprovação separadas)

Registo de auditoria completo, pronto a ser apresentado caso venha a ser contestado

Dados alojados e tratados exclusivamente na Suíça

Entram as faturas, saem as informações.

Fale connosco sobre uma auditoria confidencial às suas operações.